Microsoft Teams használata 7 üzleti területen

Szeretnénk bemutatni, hogy mely területeken és hogyan használhatod vállalkozásodnál a Microsoft Teams alkalmazást hatékonyan. Nyilván nem csak itt és ezeknél a munkaterületeknél hasznos, de segít kinyitni a látószögedet és szerintem Te is belátod, hogy érdemes tenni egy próbát! Vágj bele bátran!

Marketing

A marketingcsapatoknak közösen kell kreatívan alkotniuk és eredményeket felmutatniuk, miközben sokféle emberrel dolgoznak együtt a vállalaton belül és kívül. Miért ne tennék ezt egy helyen. A Teams-ben lehetőség van egy közös munkaterületre, amiben elérhető az összes beszélgetés, elérhetővé tehetünk minden fájlt, szolgáltatásokat, így ez nagyban megkönnyítheti a marketingkampányok és közösségi csatornák kezelését, a tartalmak közös elkészítését és az események tervezését.

Lépések

1. Hozz létre egy csoportot Marketing néven. Hívd meg a belső és külső csapattagokat minden marketingcsoportból, beleértve a PR-t, a márkamarketinget és a tervezőket is!
2. Hozz létre csatornákat a marketing kezdeményezések, projektek, csapatok számára (pl. piaci megjelenés, PR, költségvetés), továbbá olyan csatornákat is, ahol a marketingesek az ügynökségekkel, tanácsadókkal és partnerekkel kommunikálnak (biztonságos vendéghozzáféréssel)!
3. Minden csatornához csatlakoztasd a megfelelő külső szolgáltatásokat (pl. BingNews, Alerts, Twitter-összekötő, Adobe Creative Cloud)!
4. Hozd létre és tárold a marketinganyagokat – terveket, briefeket, sajtóközleményeket és kreatív fájlokat – a Fájlok területen!
5. Tűzd ki a marketingtervet, a költségvetést és / vagy a kampány landing oldalát a megfelelő csatornákba a könnyű elérés érdekében!
6. Ütemezd és tarts minden értekezletet a Teamsben a hang- és videokonferencia, csevegési funkciók használatával és természetesen itt meg is tudod osztani fájljaidat!

Értékesítés

Segítséget adhat neked a Teams abban, hogy az értékesítési csapatok könnyebben adjanak árajánlatot. Könnyebb lesz a különböző érdekeltektől származó információk felhasználása, valamint megkönnyíti a hosszabb távú projektek és programok (pl. tervezés, oktatás, értékesítők támogatása) kezelését. Nagyon fontos, hogy egy helyen történhet az együttműködés, a jelentéskészítés és a tudásmegosztás is. Nagy könnyebbséget jelent, hiszen megkönnyíti az akár külső helyszínen dolgozó kollégák együttműködését.

Lépések

1. Hozz létre egy új csoportot a teljes értékesítési szervezet vagy az egyes szegmensek számára!
2. Hozz létre csatornákat (pl. Értékesítéstámogatás, Értékesítési tervek, Árajánlatok, Lezárt üzletek, Jó gyakorlatok), valamint egy csatornát az általános témák számára!
3. Ütemezd be az ismétlődő csapatértekezleteket, például a havi üzleti revíziókat!
4. Töltsd fel a csapat dokumentumait a megfelelő csatornákba –az értékesítési forgatókönyveket és útmutatókat az Értékesítéstámogatás csatornába, az ajánlati dokumentumokat az Árajánlatok csatornába és így tovább!
5. Biztosítsd a fontos adatok és ügyfél-információk elérhetőségét egy helyen. Tűzd ki az értékesítési csapat által használt alkalmazásokat –PowerBI, Planner,feladatkezelő alkalmazások, pl. Trello –mindegyik csatornában.!

Pénzügy

A pénzügyi csapatoknak adatokat kell összesíteniük és kimutatásokat készíteniük, miközben rendszeres üzleti ellenőrzéseket is kell végezniük. A Teams mindehhez egy olyan központi területet biztosít, ahol az összes fájl, adat, beszélgetés és értekezlet egy helyen, biztonságos módon kezelhető.

Lépések

1. Hozz létre új csoportot a teljes pénzügyi szervezet számára!
2. Hozz létre csatornákat, pl. Pénzügyi ellenőrzések, Üzleti elemzések, Auditok, Irányítás és Megfelelőség!
3. Ütemezd be az ismétlődő csapatértekezleteket, például a havi üzleti revíziókat!
4. Töltsd fel a csapat által használt fájlokat a csatornákba, például az éves pénzügyi beszámolók ellenőrzéseit és az auditjelentéseket!
5. Tűzd ki a csapat által használt alkalmazásokat (Excel, PowerBI, Planner), valamint a legfontosabb fájlokat, intranetes portálokat és webhelyeket!

Humán erőforrások

A Teams segítségével a HR-szakemberek hatékonyan kezelhetik a toborzást és a munkaerő-felvételt: megoszthatják az önéletrajzokat és az interjúkon készült feljegyzéseket, nyomon követhetik a pályázók adatait, kommunikálhatják a felvételi döntéseket, és megoszthatják az új munkavállalókkal kapcsolatos dokumentumokat.

Lépések

1. Hozz létre egy új csoportot a HR osztály számára!
2. Hozd létre a Toborzás, a Képzések, az Események, az Ellenőrzések és a Beillesztés csatornát!
3. Ütemezd be az értekezleteket (tervezés, interjúk, jelöltértékelések) a Teamsben.
4. Töltsd fel a csapat által használt fájlokat a csatornákba: a HR-szabályzatokat, a pályázók adatait, az ajánlatokat, a képzésekkel vagy toborzással kapcsolatos útmutatást és feljegyzéseket, a HR-portálokat, a visszajelzési űrlapokat és a kérdőíveket!
5. Használj megosztott OneNote-jegyzetfüzetet vagy Wikit a pályázóknak adott visszajelzéshez!
6. Tartsd a képzéseket a Teams audio- és videókonferencia szolgáltatásai segítségével! Oszd meg a napirendeket, a prezentációkat és az oktatás utáni kérdőíveket egy külső alkalmazás, például a SurveyMonkey segítségével!
7. Tűzd ki a HR-csapat által használt alkalmazásokat (pl. Excel, PowerBI, Planner)!

Informatika

A Teams központi helyet biztosít az IT-szakembereknek az infrastruktúra-telepítések és -bevezetések valamennyi fázisának tervezéséhez, végrehajtásához és kezeléséhez, így hatékony eszközt biztosít az átalakulás és a változáskezelés elősegítéséhez az egész szervezetben.

Lépések

1. Hozz létre egy új csoportot, és vegye fel a megfelelő IT-munkatársakat és más érdekelteket az egész vállalatból!
2. Hozd létre a következő csatornákat: Szolgáltatási stratégia, Probléma-, incidens- és változáskezelés, Beüzemelés, Állapot és jelentések; Felkészülés és adoptáció, Támogatás és felügyelet, Irányítás!
3. Töltsd fel a fontos fájlokat és naplókat a csatornákba!
4. Tűzd ki a csapat által használt releváns alkalmazásokat (pl. Word, Excel, Planner)!
5. Állítsd be az összekötőket, például botokat a folyamatok automatizálásához!
6. Ütemezd és tartsd a Teamsben az ismétlődő és az ad-hoc értekezleteket a fő érdekeltekkel!

Mérnöki terület

A mérnöki munka során gyorsan követik egymást az ötletelési, kidolgozási és kipróbálási fázisok az új koncepciók és funkciók megvalósításakor. A Teams integrálható a fejlesztőeszközökkel, ami lehetővé teszi az állandó egyeztetést az elosztott csapatokban a projektek és a sprintek zökkenőmentes végrehajtásához, valamint a problémák folyamatos megoldását.

Lépések

1. Hozz létre egy új csoportot a mérnöki csapat számára, és vedd fel a főbb érdekelteket az egész vállalatból!
2. Hozd létre a szükséges csatornákat (Általános, Funkciókiadások, Tesztelés, Visszajelzés, Kompetitív információk, Piacra lépés, Kutatás, Termékanalitika) e témák rendszerezett formában való egyeztetéséhez!
3. Töltsd fel a csapat számára szükséges fájlokat a csatornákba, hogy mindenki könnyen megtalálhassa a legújabb verziókat!
4. Vedd fel új lapokra a csapat által használt alkalmazásokat és szolgáltatásokat (pl. Planner, PowerBI) a gyors elérhetőség érdekében!
5. Vedd fel új lapokat és összekötőket a fejlesztőeszközök (pl. VSTS, JIRA, BitBucket, GitHub stb.) számára a problémák megjelenítéséhez és osztályozásához, valamint a kérések letöltéséhez!
6. Ütemezd és tartsd a Teamsben a rendszeres és a napindító értekezleteket a fő érdekeltekkel!

Projektmenedzsment

A projektvezetők gyakran küszködnek a rengeteg tervező-, értekezletkezelő és kommunikációs eszköz és szolgáltatás használata miatt. A Teams központi helyet biztosít az együttműködéshez, ahol minden szükséges eszköz megtalálható a projektfájlok rendszerezéséhez és megosztásához, az érdekeltek értekezleteinek kezeléséhez, valamint a projektek előrehaladásának nyomon követéséhez.

Lépések

1. Hozz létre egy csoportot minden egyes projekthez, és vedd fel az érdekelteket az egész vállalatból!
2. Hozd létre a szükséges csatornákat (pl. Tervezés, Költségvetés, Analitika, Ellenőrzések, Visszajelzés)!
3. Töltsd fel a projektdokumentumokat (pl. költségvetések, ütemtervek, információforrások, irányelvek) a csatornákba!
4. Tűzd ki a csapat által használt releváns alkalmazásokat (pl. Planner, Trello, Smart-sheet, PowerBI) minden egyes csatornában!
5. Állítsd be az összekötőket, például botokat a folyamatok automatizálásához!
6. Ütemezd és tartsd a Teamsben az ismétlődő és az ad-hoc értekezleteket a fő érdekeltekkel!